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  • Finance and Grant Management Consultant

    Posted Date 2 months ago(3/29/2019 9:09 AM)
    Job ID
    2019-2844
    # of Openings
    1
    Category
    Country Program Operations
    Position Location: City
    Port-au-Prince
    Region
    Latin America & The Caribbean
    Position Location: Country
    Haiti
  •  

    CONSULTATION POUR LE RENFORCEMENT DU SUIVI DES SUBVENTIONS DU FONDS MONDIAL ET DES CONTRATS AVEC LES SOUS-RÉCIPIENDAIRES

     

    TERMES DE REFERENCE

     

    OBJECTIF GLOBAL DE LA CONSULTATION

    L’objectif de la consultation est de soutenir la gestion des subventions VIH/TB et Malaria financées par le Fonds mondial à travers 15 sous-récipiendaires et 19 contrats. Le consultant appuiera la Direction Exécutive de l’OHMaSS pour faciliter la collaboration entre les différents départements de l’organisation afin de mieux coordonner les interventions et les livrables de l’organisation en perspective de son obligation de conformité contractuelle et financière avec le Fonds-Mondial. À ce titre, le consultant sera responsable de veiller à ce que les livrables prioritaires de l’organisation répondent aux attentes du Fonds Mondial et aux standards de qualité et de conformité exigés par PSI. Dans ce contexte, le consultant facilitera aussi le suivi de la mise en œuvre des actions de gestion imposées par le Fonds Mondial et des recommandations d’audit ou des vérifications ponctuelles de l’Agent Local du Fonds Mondial.

     

    Le consultant offrira également un appui dans la gestion des sous-contrats avec les sous-récipiendaires pour s’assurer qu’ils respectent toutes les conditions contractuelles et financières de leurs accords.  À ce titre, il s’assurera d’utiliser tous les outils essentiels de suivi et de vérification de leur performance programmatique et financière.  Il appuiera, entre autres, la vérification financière, les visites de sites et le développement des lettres de gestion mensuelles à l’intention des sous-récipiendaires ainsi que le suivi des actions de gestion qui leur seront imposées. En fonction des besoins des sous-récipiendaires pour se conformer contractuellement et financièrement, le consultant appuiera le développement de formations et le renforcement de la gestion des connaissances du personnel des SR (et de l’OHMaSS) en vue d’une gestion optimale des subventions.  Dans le cadre de cet appui technique, le consultant aura la responsabilité de mettre à jour le plan de renforcement des capacités des Sous-récipiendaires et de rapporter son état d’avancement au Fonds Mondial sur une base trimestrielle.

     

    Finalement, le consultant offrira un appui à la Direction Exécutive pour le recrutement d’un Directeur des subventions et des sous-contrats. Le consultant fournira une assistance technique pour définir les paramètres de ce poste à travers le développement d’une matrice RACI qui détaillera les rôles et responsabilités du poste.

     

    OBJECTIFS SPECIFIQUES :

     

    Appui à la gestion des subventions

    • Renforcer la collaboration des départements de l’OHMaSS dans l’exécution et le suivi des livrables du Fonds Mondial ;
    • Appuyer la coordination entre PSI et l’OHMaSS pour l’exécution des livrables et des actions de gestion;
    • Appuyer l’assurance qualité des livrables par les différents experts concernés (Conseillers et Experts techniques, programmatiques et financiers) et maintenir le Fonds Mondial informé de l’exécution des livrables;
    • Appuyer le développement des normes et procédures requises pour la gestion des subventions du Fonds Mondial;
    • Appuyer le département du Renforcement des Capacités dans l’archivage de tous les livrables et autres documents contractuels requis par PSI ou le Fonds Mondial.

     

    Appui à la gestion des sous-contrat

    • Renforcer l’analyse de la performance des sous-récipiendaires selon une approche de risque et proposer des mesures correctrices appropriées ;
    • Appuyer le renforcement des capacités des sous-récipiendaires sur base de l’analyse de leur performance ;
    • Appuyer le développement des lettres des gestion mensuelles aux sous-récipiendaires et suivre l’exécution de leurs actions de gestions ;
    • Renforcer le suivi de la bonne application et du respect des clauses contractuelles et mesures de gestion des sous-contrats avec les sous-récipiendaires, à travers:
      • L'utilisation systématique des outils essentiels de suivi et de vérification de la conformité et de la performance des SR par les différents départements impliqués;
      • La validation de la conformité et de la qualité de ces outils avant leur soumission à PSI (check-lists, rapports, etc.)

    L’archivage optimal de ces outils sur SharePoint pour répondre aux besoins d’audit.

     

    Appui au développement institutionnel de l’Organisation

    • Appuyer le processus de recrutement d’un(e) Directeur(trise) de gestion des contrats et des subventions du Fonds Mondial.

     

    TACHES

    Gestion des subventions

    • Planifier, Faciliter, Documenter et Suivre :
      • Les rencontres mensuelles d’analyse de la performance programmatique et financière des subventions (MPFR);
      • Les rencontres mensuelles de suivi des actions de gestion et des recommandations d’audit et
    • Faciliter la communication avec le Fonds Mondial à travers :
      • La coordination des appels thématiques mensuels avec l’équipe pays du Fonds Mondial;
      • Le développement des rapports mensuels de suivi (des livrables et des actions de gestion);
    • Veiller à ce que l’OHMaSS respectent ses engagements et ses responsabilités de récipiendaire principal, particulièrement en ce qui à trait aux livrables contractuels, programmatiques et financiers.
      • Coordonner les appuis techniques requis avec l’équipe de PSI à Washington pour le développement des livrables (ex. : analyses et recommandations techniques);
      • Réviser et faire valider les livrables par les experts concernés;
      • Réviser et valider les normes et procédures de l’Organisation en matière de gestion des subventions en fonction du cadre normatif imposé par PSI;

    Gestion des sous-contrats

    • Appuyer la Manager Sr des Sous-Contrats dans ses tâches avec un accent particulier sur:
      • Le développement des évaluations préalables à la contractualisation des nouveaux sous-récipiendaires ou à l’amendement des contrats des sous-récipiendaires actuels;
    • Renforcer le suivi programmatique et financier des sous-récipiendaires à travers, entre autres :
      • L’application des outils essentiel de suivi et de vérification de PSI et leur archivage sur SharePoint (check-list de révision des rapports financiers, rapports des visites des SR, etc.).
      • L’analyse des rapports d’Assurance Qualité permettant de corriger certaines stratégies et d’informer les besoins en renforcement des capacités.
      • Le développement des lettres de gestion mensuelle contenant les mesures de gestion imposées aux sous-récipiendaire pour améliorer leur performance financière et programmatiques.
      • Le suivi de ces actions de gestions.
    • Assister le directeur du PMU à gérer et à surveiller activement les sous-récipiendaires afin de s'assurer que les résultats attendus soient atteints dans les délais et que les rapports produits par le PMU soient de qualité.
    • Assister le département des achats de l’OHMaSS à travers :
      • Le renforcement des politiques et les procédures en matière d'approvisionnement pour ou par les sous-récipiendaires;
      • La coordination avec le département des achats de PSI pour la révision et l’approbation des achats importants.
    • Appuyer le renforcement programmatique des sous-récipiendaires sur base de l’analyse de leur performance à travers :
      • La planification d’ateliers et de formations en appui au département du renforcement des capacités, selon le plan approuvé et en fonctions des nouveaux besoins émergeants des rapports d’Assurance Qualité;

    Développement institutionnel

    • Développer la description des tâches d’un(e) Directeur(trise) de gestion des contrats et des subventions du Fonds Mondial en collaboration avec le Directeur Exécutif et l’équipe de PSI;
    • Appuyer le processus de recrutement (entrevues, tests, programme d’initiation, etc.) d’un(e) Directeur(trise) de gestion des contrats et des subventions du Fonds Mondial;
    • Développer une matrice de rôles et responsabilités pour cette nouvelle fonction en perspective des autres départements.

     

    LIVRABLES

    Gestion des subventions

    • Termes de références (SOP) des rencontres MPFRs;
    • Outils de suivi des recommandations d’audit et des actions de gestion (archivés dans SharePoint);
    • Appels thématiques mensuels;
    • Rapports mensuels de suivi des livrables;
    • Calendrier des appuis techniques;
    • Validation des politiques et procédures de l’OHMaSS en appui à la gestion des subventions du Fonds Mondial;

     

    Gestion des sous-contrats

    • Évaluations préalables des sous-contrats;
    • Sous-contrats validés;
    • Termes de référence des analyses de performance programmatique des SR sur base des rapports d’Assurance Qualité;
    • Documentation du processus de développement et canevas des lettres de gestion;
    • Outil de suivi des actions de gestion;
    • Suivi et mise à jour du plan de renforcement des capacités;

     

    Développement institutionnel

    • Description de poste d’un(e) Directeur(trise) de gestion des contrats et des subventions du Fonds Mondial;
    • Guide d’entrevue et tests pour le poste;
    • Matrice RACI pour le département de la gestion des contrats et des subventions du Fonds Mondial;

    Options

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